Recruter un nouveau collaborateur, c’est une victoire. Le perdre dans les méandres administratifs de son premier mois, c’est un échec silencieux.
Selon une étude Gallup, 88% des organisations échouent à offrir un onboarding de qualité. Le résultat ? 33% des nouveaux embauchés cherchent un autre emploi dans les 6 premiers mois. Le coût caché est colossal : perte de productivité, désengagement, turnover.
Et pourtant, le problème n’est pas humain. Il est processuel. L’arrivée d’un collaborateur déclenche une cascade de tâches réparties entre IT, RH, services généraux, managers. Sans orchestration, le chaos s’installe.
L’onboarding : un processus multi-services par excellence
Quand un nouveau collaborateur arrive, qui intervient ?
- RH : création du dossier, contrat, mutuelle, badge
- IT : compte Active Directory, email, accès VPN, ordinateur
- Services généraux : bureau, téléphone, accès bâtiment
- Manager : planning d’intégration, présentation équipe
- Finance : création fournisseur (si prestataire), carte bancaire
Chaque service travaille dans son silo. Les demandes passent par email, téléphone, post-it. Personne ne sait où en est le processus global. Le nouveau collaborateur attend, frustré, pendant que les équipes se renvoient la balle.
L’ESM : orchestrer les demandes au-delà de l’IT
L’Enterprise Service Management (ESM) étend les principes de l’ITSM à tous les services de l’entreprise. L’idée est simple : si l’IT a réussi à structurer ses demandes avec un ticketing efficace, pourquoi pas les RH, les services généraux ou la finance ?
Avec un outil ESM, l’onboarding devient un workflow automatisé :
- Le RH saisit les informations du nouveau collaborateur dans un formulaire unique
- Le système crée automatiquement les tickets pour chaque service concerné
- Chaque équipe traite sa partie avec des délais définis (SLA)
- Le RH suit l’avancement global en temps réel
- Des notifications automatiques alertent en cas de retard
Plus de relances manuelles. Plus de collaborateur qui découvre le jour J qu’il n’a pas d’ordinateur.
Les gains concrets pour les PME et ETI
Les grandes entreprises ont souvent des équipes dédiées à l’intégration. Pour les PME et ETI, chaque minute compte. L’ESM apporte des bénéfices immédiats :
- Réduction du temps d’onboarding de 40 à 60% grâce à l’automatisation
- Zéro oubli : chaque étape est tracée et contrôlée
- Expérience collaborateur améliorée : première impression positive
- Conformité RH : toutes les étapes légales sont documentées
- Réplicabilité : le processus fonctionne que vous recrutiez 1 ou 50 personnes
Une ETI qui recrute 30 personnes par an peut économiser des centaines d’heures de coordination manuelle. Sans compter l’impact sur la rétention des talents.
Au-delà de l’onboarding : toutes les demandes RH
L’onboarding n’est que la partie visible. L’ESM transforme l’ensemble des interactions entre les collaborateurs et les RH :
- Demandes de congés : workflow d’approbation automatisé
- Attestations : génération automatique (employeur, salaire)
- Changements de situation : mariage, déménagement, naissance
- Formation : demandes, inscriptions, suivi
- Offboarding : départ aussi structuré que l’arrivée
Chaque demande suit un parcours défini, avec des délais, des valideurs, et une traçabilité complète. Les RH passent moins de temps sur l’administratif et plus sur l’humain.
Secteur public et collectivités : un enjeu particulier
Dans les collectivités territoriales, l’onboarding est souvent encore plus complexe. Statuts particuliers, habilitations multiples, accès à des applications métiers spécifiques… Les processus manuels deviennent vite ingérables.
Un outil ESM adapté permet de :
- Gérer les spécificités statutaires (titulaires, contractuels, vacataires)
- Orchestrer les demandes entre DRH, DSI et directions métiers
- Assurer la conformité aux exigences du secteur public
- Tracer chaque action pour les audits
Comment démarrer : les étapes clés
Implémenter l’ESM pour les RH ne nécessite pas un projet de 18 mois. Voici une approche pragmatique :
- Cartographier vos processus actuels : qui fait quoi lors d’un onboarding ?
- Identifier les points de friction : où perd-on du temps ?
- Définir un workflow cible : étapes, valideurs, délais
- Choisir un outil ESM adapté : simple, personnalisable, souverain
- Commencer par l’onboarding : c’est le cas d’usage le plus visible
- Étendre progressivement : offboarding, demandes courantes
L’erreur classique est de vouloir tout automatiser d’un coup. Mieux vaut un processus d’onboarding parfaitement rodé que dix workflows bancals.
KLX ESM : l’ESM pensé pour les PME, ETI et collectivités
KLX ESM a été conçu pour répondre exactement à ces enjeux. Notre plateforme permet de :
- Créer des workflows d’onboarding sur mesure en quelques clics
- Connecter IT, RH, services généraux sur une plateforme unique
- Automatiser les tâches répétitives sans compétences techniques
- Offrir un portail collaborateur intuitif pour toutes les demandes
- Garantir la souveraineté des données avec un hébergement 100% français
Pas besoin d’intégrateur externe ni de projet à 6 chiffres. KLX ESM s’adapte à votre organisation, pas l’inverse.
Vous recrutez cette année ? Ne laissez plus l’onboarding au hasard.
Sources : Gallup « State of the American Workplace », SHRM « Onboarding New Employees »